合同管理制度

合同管理制度

第一章  总则
为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。本制度适用于公司、所属各公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、资产转让合同、服务合同等。
第二章  公司职责

• 公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批；
• 公司办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：

1. 负责除销售、采购合同外，其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同；
2. 负责制定销售、采购合同统一文本；
3. 负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；
4. 负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；
5. 负责经济合同纠纷的处理；
6. 负责经济合同的档案管理；
7. 负责本制度的监督执行。

第三章  合同的签订
（一）合同的主体
订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。
订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应该公司总经理同意。

• 合同的形式

订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。

• 合同的内容

1、当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
2、合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
3、数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切的数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
4、质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号。
5、价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确。
6、履行期限、地点和方式
履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；
合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；
买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志
7、合同的担保
合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

1. 合同的解释

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

1. 保密条款

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

1. 合同联系制度

履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

1. 违约责任

根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。

• 签订合同的工作程序

1、签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度“第四条第一款”对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。
2、销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由办公室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。
第四章  合同的变更、解除
（一）在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
（二）存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同
1、因不可抗力致使不能实现合同目的；
2、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
3、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
4、对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
5、法律规定的其他情形。
第五章  合同的履行
（一）公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
（二）在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。
履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式两份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。
履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。
（三）在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司办公室处理，并报总经理。
1、经营状况严重恶化；
2、转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
3、丧失商业信誉；
4、有丧失或者有可能丧失履行债务能力的其他情形；
（四）债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；
1、在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对账，确认双方债权债务；
2、在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对账，确认合同效力及双方债权债务。
第六章  经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
（一）合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；
（二）合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。
对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司办公室和总经理。
（三）公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司办公室。
第七章  合同的日常管理
（一）本公司实行二级合同管理，公司办公室全面负责公司的合同管理；销售、采购部门的业务人员负责所在部门的合同管理。
    （二）公司的合司专用章专人管理，公司办公室、销售部、采购部各保管一枚，分别编号。
   合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
    （三）已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对账单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好。
第八章    考核与奖惩
    （一）公司、所属各公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同、切实维护公司的整体利益。公司办公室负责本制度执行情况的监督考核
    （二）对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施、使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
    （三）合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
    1 、未经授权批准或超越职权签订合同；
2 、为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
3、应当签订书面合同而未签订书面合同。
（四）合同经办人员出现一下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员
追偿损失：
   1 、因工作过失致使公司被诈骗；
2 、公司履行合同未经对方当事人确认；
3 、遗失重要证据；
4 、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的； 
   5、 合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；                                          
6 、其他违反公司相关制度的。
 

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